Posledný spurt: Ako rýchlo riešiť pracovné záležitosti

alexander savina

Do konca týždňa (a tiež do konca roka) našou jedinou túžbou je rýchlo sa vyrovnať s prácami a konečne začať odpočívať. Existuje obrovská škála kníh a príručiek o časovom manažmente - nájsť to, čo vám vyhovuje, nie je ťažké. Pre tých, ktorí ešte nie sú pripravení vážne sa ponoriť do tejto problematiky, sme zozbierali niekoľko tipov a trikov, ktoré vám pomôžu rýchlejšie zvládnuť pracovné záležitosti a zvýšiť produktivitu.

 

Nehľadajte multitasking

Jednoduchá rada, ktorú len málokto sleduje: aby sa rýchlo a dobre vysporiadali s úlohou, je najlepšie to urobiť samostatne a ak je to možné, odstrániť všetky rozptýlenia. Nie každý je schopný sa rovnako dobre sústrediť na niekoľko vecí súčasne, najmä ak každý z nich vyžaduje ponorenie a pozornosť - preto kvalita práce trpí.

Práca chat, chat, e-mail - to všetko je veľmi rušivé. Premýšľajte o tom, ako sa môžete zbaviť rozptyľovania - napríklad neodpovedajte okamžite, hneď ako sa objaví oznámenie o novej správe, zaznamenajte úlohy tretej strany, ktoré sa vyskytnú počas práce, aby ste ich neskôr vyriešili, alebo zoskupili podobné úlohy a vyhradili si čas počas dňa na riešenie. ne. Ten umožní menej rozptýlenia - nie je potrebné prestavať z jedného typu úloh na iný. Dodržiavanie tohto princípu si bude vyžadovať disciplínu a vážnu vytrvalosť - ale výsledok nebude trvať dlho.

Naplánujte si pracovný deň

Zoznam úloh je jednoduchá technika, ktorá uľahčuje prácu: môžete odhadnúť skutočný objem úloh a nastaviť realistické termíny na ich dokončenie. Bez ohľadu na to, koľko by ste chceli veriť v opak, ale všetky úlohy majú rôzne stupne dôležitosti - tak pri plánovaní vašej práce stanovte priority. Zvážte, čo je najviac produktívne, a pokúste sa vyriešiť najdôležitejšie a najťažšie úlohy. Mnohí ľudia sú napríklad zvyknutí začať deň kontrolou svojej pracovnej pošty, ale to nie je vždy najlepšie riešenie - ak ste najaktívnejší ráno, predtým ako sa unavíte a stratíte pozornosť, je lepšie tento čas nechať na najťažšie alebo kreatívne úlohy, ktoré vyžadujú sústredenie.

Stretnutia môžu často prelomiť deň - napríklad, ak sa konajú niekoľko hodín po začiatku pracovného dňa, na ktorý nemáte čas dokončiť aspoň jednu úlohu. Pri plánovaní svojho času, premýšľajte o tom, či budete mať čas urobiť niečo pred a po stretnutiach alebo medzi nimi - možno je ľahšie odložiť stretnutie na ráno? Práca je navyše nepredvídateľná a kedykoľvek môžete mať nepredvídané úlohy. Preto je lepšie, že plán na deň nebol príliš hustý a bolo dosť času na prekvapenie - počítalo sa s 5-6 hodinami nepretržitej práce.

Nastavte si termíny - a utiahnite ich

Jedným z dôvodov, prečo sa s touto úlohou nedokážeme vyrovnať rýchlejšie - nedostatok jasného termínu: práca na to často trvá celý čas. Termíny pre náročné úlohy sú mimoriadne dôležité: veľmi často skracujeme a pracujeme na náročnej úlohe, pretože sa nám zdá nesmierna - jasná lehota pomáha zrozumiteľnejšie.

Ak chcete začať, skúste zredukovať prácu na úlohe, na ktorú zvyčajne strávite niekoľko hodín, na pol hodiny - možno si sami nevšimnete, ako zvládnuť všetko rýchlejšie ako obvykle. Je pravda, že tu stojí za to dávať pozor - nastavte si realistické termíny (nesnažte sa robiť celú prácu za dve hodiny) a neprinášajte sa, ak ste nemohli zvládnuť úlohu v určenom čase: nepracujete v neustálom strese a panike.

Tráviť menej času s nedôležité úlohy.

Nie všetky pracovné úlohy sú rovnako dôležité. Simon Reynolds, poradca pre podnikanie, radí, aby 10 minút alebo ešte menej pre malé úlohy: najčastejšie nevyžadujú dokonalý výkon, takže ich môžete darovať na vykonávanie dôležitejších úloh. Podľa Reynoldsa je možné ušetriť až 90 minút denne - hlavnou vecou je snažiť sa časovo skrátiť čas na úlohy niekoľkokrát denne. Okrem toho, jeden z najlepších spôsobov, ako vstúpiť do rytmu na začiatku pracovného dňa je vykonať malý (to je dôležité!) A nie najťažšia úloha. To je porovnateľné s ranným tréningom: budete sa cítiť lepšie a budete môcť robiť aj iné veci.

Ďalšia užitočná technika - skúste stráviť na rozhodovaní len minútu. Často trávime veľa času premýšľaním o tom, ale nie vždy sa robia lepšie rozhodnutia. Ak si všimnete, že často poznáte správne rozhodnutie, ale nejaký čas trvať, skúste si nastaviť 60-sekundovú lehotu.

Vyberte vhodný systém riadenia času.

Existuje mnoho techník, ktoré vám pomôžu stať sa produktívnejšími a lepšie si budovať svoj deň - hlavná vec je nájsť si vlastné. Jeden z najbežnejších je "paradajková technika" (jeho tvorca používal časovač vo forme paradajok). Je založený na jednoduchej logike: potrebujeme čas, aby sme sa zapojili do práce a účinne ju vykonávali, a čas na odpočinok. „Technika paradajok“ znamená, že svoju prácu rozdeľujete na bloky - „paradajky“.

Musíte nastaviť časovač na 25 minút (toto je jeden „paradajok“), počas ktorého budete pracovať iba bez toho, aby ste boli rozptyľovaní ničím iným. Po zazvonení časovača urobte päťminútovú prestávku a potom spustite nový blok. Po troch alebo štyroch 25-minútových blokoch urobte dlhšiu pauzu a odpočiňte si 15-30 minút.

Nemusíte striktne dodržiavať tieto hodnoty: časové intervaly môžu byť akékoľvek, hlavná vec nie je príliš krátka - inak nebudete mať čas robiť určité množstvo práce bez toho, aby ste boli rozptyľovaní. Táto technika je veľmi efektívna: pre blok času, v ktorom nerobíte nič iné ako prácu, môžete chytiť oveľa viac. Okrem toho, v "paradajky", môžete merať, koľko času strávite na túto alebo tú úlohu - a je lepšie plánovať svoj čas.

Premýšľajte o tom, čo môžete odmietnuť

Je dôležité adekvátne a prísne posúdiť množstvo vašej práce - potom sa ukáže, že je rýchlejšia. Tréner Mark McCartney radí v studenej krvi zbaviť sa všetkých nepotrebných vecí: posúdiť, ktoré z vašich úloh sú najdôležitejšie a najdôležitejšie a ktoré môžete bezpečne opustiť (dobre, alebo sa pokúsiť delegovať). Podľa McCartneyho veľmi často súhlasíme s tým, že niečo urobíme na stroji, bez toho, aby sme premýšľali o tom, prečo je táto úloha dôležitá a či je to naozaj tak dôležité.

Kritický prístup pomáha uľahčiť život a stanoviť priority. V praxi sa toto odporúčanie týka predovšetkým e-mailu - premýšľajte o tom, ako môžete proces optimalizovať (napríklad pomocou šablón alebo automatických odpovedí na e-maily, ktoré nevyžadujú dôkladnú reakciu) a či všetky správy stoja za odpoveď.

Urobte si prestávky

Už to viete: unavená osoba jednoducho nemôže efektívne pracovať. Aby sme robili viac, snažíme sa pracovať dlhšie a bez prestávok, hoci stojí za to robiť opak. Každý, kto opustil študentove zvyky spať niekoľko hodín denne, vie zo skúseností, že ak budete mať dosť spánku a budete mať dobrý odpočinok od práce vo večerných hodinách, budete oveľa produktívnejší a budete môcť robiť oveľa viac, než keby ste prišli do polovice spánku. Tiež pauzu čo najviac. Zároveň (a viete aj to) prestávka by mala byť vysoko kvalitná: nemali by ste sa držať v smartfóne alebo začať prechádzať cez Facebook - je lepšie sa na krátku dobu vzdialiť od počítača a odvrátiť pozornosť od toku informácií.

Buďte k sebe úprimní

Možno najdôležitejšia rada: len vy môžete presne pochopiť, čo bráni vašej produktivite. Často máme menej času kvôli zavedeným zvykom - a tu by sme mali úprimne priznať, že stojí za to zmeniť. Keď prídete do práce, strávite dvadsať minút zapojením sa do procesu? Páči sa vám po obede piť kávu s kolegom? Neustále prepínanie medzi úlohami a nemôže sa sústrediť na jednu vec? Držte sa poslov? Vieš čo robiť.