Kontrolný zoznam: 8 značiek, že neviete ako prideliť čas

alexander savina

Zdá sa, že hodnotí účinnosť zručností riadenia času veľmi jednoduché: ak máte čas urobiť všetku prácu v určenom období alebo ste schopní urýchliť v kritickej situácii a vykonávať úlohy čo najrýchlejšie, potom je všetko v poriadku. Ale niekedy problémy s prideľovaním času nie sú také zrejmé - napríklad, ak máte čas na všetko, ale čas od času máte pocit, že konáte na hranici možností. Chápeme, ako to chápať - a čo s tým robiť.

1

Nemôžete odhadnúť, ako dlho bude vaša akcia trvať.

Ak si všimnete, že ste stabilne neskoro päť až desať minút (pracovať, stretávať sa s priateľmi a nech ste kdekoľvek), možno je problém, že nerozumiete, koľko času máte rôzne úlohy. To sa deje - zdá sa, že ste si istí, že záležitosť je jednoduchá a len na samom konci si uvedomíte, že budete potrebovať ďalších desať minút.

Dobrou správou je, že sa s tým môžete vyrovnať: ak si všimnete sklon plánovať všetko naraz, jednoducho si na každý prípad položte dvakrát čas - alebo aspoň tých pätnásť ďalších minút. Mnoho ľudí používa túto techniku ​​pri plánovaní svojho pracovného dňa: pamätajte, že neočakávaná vyššia moc môže byť vždy vložená do harmonického zoznamu úloh.

2

Na tento deň nemáte jasný plán.

Zoznam úloh je jedným z najjednoduchších a najefektívnejších nástrojov na riadenie času: vďaka tomu môžete ľahko pochopiť, koľko času ste strávili na úlohách a kde systém zlyhá. To všetko, samozrejme, neznamená, že musíte počítať v deň až do minúty - ale aspoň pochopiť zoznam otázok a premýšľať o tom, čo a v akom poradí sa budete zaoberať, je vždy užitočné.

Mnohým v práci a mimo nej je prekážaný pocit, že existuje príliš veľa problémov a nie je jasné, ktorý z nich sa má prijať na prvom mieste. Tento denník alebo obchodný plán tento problém vyrieši a doplní špecifiká v deň: zoznam položiek sa vystraší oveľa menej ako chaos v mojej hlave.

3

Bojíte sa delegovať

"Ak chcete niečo urobiť dobre, urobte to sami" - populárny, ale nie najproduktívnejší nápad: vždy je tu riziko, že budete zbierať toľko vecí, s ktorými sa jednoducho nedokážete vyrovnať. Ak ste zvyknutí sledovať proces od začiatku do konca a nie ste pripravení pustiť kontrolu, ale to začína zasahovať do produktivity, zvážte, či je čas delegovať časť úloh na niekoho iného.

A ak sa pustíte z pracovných otázok, ešte nie ste pripravení, potom je celkom možné zveriť upratovanie niekomu inému a namiesto varenia po náročnom dennom jedle doma. Voľný čas môže byť strávený na odpočinok - na ďalší deň produktívnejší.

4

Nemáte prioritu

Ak chcete optimalizovať čas, nestačí pochopiť, čo potrebujete urobiť za deň - musíte tiež zhodnotiť, čo je dôležité urobiť práve teraz a čo môže čakať. „Veľmi často odkladáme dôležité úlohy, tí, ktorí na nás vyvíjajú tlak, kvôli psychickej námahe, ktorú musíme dať, aby sme sa na ne mohli sústrediť,“ povedal tréner Kimberly Medlock.

Je jednoduchšie odpovedať na tucet listov, hoci nevyžadujú neodkladnú reakciu, než aby sme prijali veľkú a dôležitú správu, ktorú je potrebné predložiť čo najskôr - hoci je produktívnejšie venovať pozornosť druhej. Ak je to váš prípad - skúste prehodnotiť priority: bez ohľadu na to, aké ťažké je prevziať väčšinu práce, budete určite vďačný sebe, že ste to urobili.

5

Snažíte sa urobiť desať vecí naraz.

Nie všetci experti považujú multitasking za taký dobrý nápad. A ak je ľahké vyrovnať sa s dvomi mechanickými prípadmi (napríklad počúvaním podcastu a súčasne), je ťažké skombinovať dve akcie, ktoré vyžadujú neustálu pozornosť (napríklad sledovanie televízneho seriálu a zároveň snaha reagovať na e-maily naraz) - s najväčšou pravdepodobnosťou sa rýchlo z jednej úlohy do druhej.

Na rozdiel od toho, čo diktuje logika, budete pravdepodobne rýchlejšie riešiť prípad, ak budete venovať pozornosť len jemu. Môžete vyskúšať slávnu techniku ​​„paradajok“: spustiť časovač na dvadsaťpäť minút a nenechať sa rozptyľovať ničím v tomto čase - keď čas vyprší, môžete si urobiť päťminútovú prestávku.

Môžete vyskúšať menej prísne metódy - napríklad prideliť konkrétny čas pre konkrétnu úlohu (uzávierka vám umožní pracovať rýchlejšie - hlavná vec nie je preťažiť) alebo sa len pokúsiť minimalizovať vonkajšie podnety. Začnite s e-mailom: namiesto toho, aby ste sa ponáhľali kontrolovať raz za pol hodiny, vyčkajte niekoľko minút dvakrát alebo trikrát denne.

6

Nie ste relaxačný

Po študentských rokoch budú mnohí čeliť ťažkému objavu: nespia celú noc a potom, ako by sa nič nestalo, nemôžu obchodovať. Vy ste si pravdepodobne všimli, že v čase, keď ste nemali dostatok spánku, alebo ste boli len veľmi unavení, sa budete rozptyľovať častejšie a práca bude oveľa pomalšia, než by mohla.

V takýchto prípadoch je vždy riziko, že upadnete do nebezpečnej koľaje, keď si uvedomíte, že ste počas dňa urobili veľmi málo a dokončili veci neskoro v noci - takže na druhý deň nedostanete dostatok spánku a pracujete menej, ako by ste mohli. Ak sa na to chytíte, viete, že najlepší pomocník produktivity je dobrý sen (nezabudnite na jeho hygienu!).

7

Neviete ako povedať nie

Príliš veľa úloh je jednoducho nemožné dosiahnuť: snažiť sa robiť všetko naraz, v určitom štádiu, možno budete musieť obetovať buď kvalitu, alebo termíny. Tam sú vždy tí okolo vás, ktorí žiadajú o láskavosť alebo službu, zdá sa vám, že nie je nič zlého na jednej malej firmy - kým si neuvedomujete, že mnohé žiadosti zasahujú do vašej vlastnej, oveľa dôležitejšie pre vás záleží.

Je také ľahké preceňovať, koľko úloh ste schopní prevziať, ako aj urobiť chybu s časom, ktorý je pre nich potrebný - a to všetko môže viesť k vyhoreniu. To je dôvod, prečo je tak dôležité naučiť sa hovoriť „nie“ v čase: je lepšie okamžite odmietnuť niečo urobiť, než naplniť termíny, urobiť všetko zle, alebo len vyčerpať.

8

Pokúšate sa prerobiť svoj rytmus

Najčastejšia rada, ktorá sa dá počuť, pokiaľ ide o produktivitu, je: „Len vstávajte skoro ráno a robte viac v dopoludňajších hodinách“ - to je údajne Anna Wintourová, Tim Cook a Richard Branson. Snáď inšpirovaný ich príkladom, vstávate o piatej ráno, aby ste sa mohli cvičiť, stretnúť sa so svojou priateľkou pri raňajkách a byť v kancelárii už v deväť - ale namiesto veselosti a ochoty rýchlo ukončiť veci sa cítite ohromení a unavení.

Bohužiaľ neexistuje univerzálny recept na produktivitu. Je možné, že pre vás bude ľahšie trénovať a stretávať sa s priateľmi nie skoro ráno, ale večer po práci - a vrchol vašej produktivity nie je o deviatej ráno, ale o tretej popoludní, po prestávke na obed. Namiesto toho, aby ste sa snažili stať sa larkom, počúvajte telo - takže sa budete cítiť oveľa lepšie.

fotografie: cherylvb - stock.adobe.com, Nomad_Soul - stock.adobe.com