Ako efektívne zorganizovať pracovný priestor

Alexandra Savina

Väčšinu dňa trávime v práci, či už v kancelárii alebo doma. Často však obetujeme naše vlastné pohodlie a len zriedka premýšľame o tom, ako nás priestor okolo nás ovplyvňuje. Ak sa vám zdá, že nemáte čas a sú zapletení pod hromadu zodpovednosti, je možné, že záležitosť je v nerozloženom balíku papierov na stole, kde nie je možné nájsť nič. Zdieľame tipy, ktoré vám pomôžu lepšie zorganizovať vaše pracovisko, aby ste mohli pracovať produktívnejšie.

Zbavte sa nadbytku

Než začnete reorganizovať pracovisko, musíte vyhodiť všetko zbytočné. Dokonca aj keď budete pracovať produktívnejšie na nevyčistenom stole, zbaviť sa toho, čo neprináša žiadne dobro, nebude bolieť. To sa vzťahuje na všetko: pracovné dokumenty a písacie potreby a iné veci - snažte sa urobiť potrebné minimum. Vyhoďte v studenej krvi, čo vám nepomôže vo vašej práci: pár nezabudnuteľných vecí a obľúbená fotografia v ráme nezasiahne, ale ak sú oveľa väčšie, môžu mať vážnu časť pracovnej plochy.

Všeobecné čistenie každých niekoľko mesiacov a pravidelne ho čistite. Vyberte si najvhodnejší rozvrh pre seba (napríklad 15 minút na konci každého pracovného dňa alebo hodinu v piatok) a držte sa ho - bude jednoduchšie udržiavať poriadok a dokumenty a dokumenty sa nebudú hromadiť na stole. A aby sa zbavili zbytočných, bolo to jednoduchšie, vždy držte koše vedľa stola. Okrem toho je na konci dňa užitočné utrieť stôl antibakteriálnou handričkou.

Zaoberajte sa papiermi a dokumentmi

Buďme úprimní: papier - hlavný zdroj odpadu na pracovnej ploche. A hoci s nimi stále menej pracujeme, nie je toľko spoločností, ktoré by úplne prešli na elektronickú správu dokumentov, ako by to mohlo byť. Aby bolo možné riešiť tok bol jednoduchší, na stole, môžete mať dva zásobníky alebo dve zložky - v závislosti na počte dokumentov, s ktorými sa budete musieť vysporiadať. Najprv musíte pridať všetko nové: aplikácie na podpis, neotvorené písmená a podobne. V druhom prípade musíte poslať dokumenty, na ktoré ste sa pozreli a ktoré by sa mali riešiť neskôr - takže nič nezostane bez pozornosti.

V prípade dokumentov, s ktorými sa teraz nemusíte zaoberať, ale ktoré stále musíte mať so sebou, je lepšie mať určitý úložný systém. Nemusí to byť známe priečinky: ak na stole nemáte veľa miesta, môžete skúsiť zavesiť na stenu špeciálne zásobníky (napríklad na ukladanie novín). Na špeciálnu mriežku možno zavesiť drobné bankovky, bankovky a upomienky namiesto nudnej korkovej dosky. Najmä dôležité dokumenty je možné skenovať a ukladať na počítačovú kópiu.

Zvážte systém skratiek a vrh - možno to bude dosť pre vás jednoducho podpísať priečinky, alebo možno bude užitočné označiť ich farbou, aby ste našli to, čo potrebujete rýchlejšie. Keď skladáte papiere, opýtajte sa sami seba, či ich naozaj potrebujete, a či ich budete v budúcnosti kontaktovať - ​​z väčšej časti toho, čo skladujeme „len v prípade“, ho neskôr nepoužijeme. Snažte sa nezačať priečinok "Ostatné" alebo "Rôzne" - s najväčšou pravdepodobnosťou časom zabudnete, čo presne je tam.

Pokúste sa zaviesť princíp "Paper - action". Nedovoľte, aby dokumenty a poznámky ležali na stole, považujte ich za akciu, ktorú musíte vykonať: napríklad vizitka, na ktorej je telefónne číslo napísané, je príležitosťou na vytvorenie nového kontaktu so smartfónom alebo na zaznamenanie záznamu do denníka, ktorý potrebujete. zavolať

Používajte boxy a iné skladovacie nástroje.

Potom, čo budete zaoberať papiere, dávajte pozor na iné položky na ploche. S akoukoľvek láskou si vyberiete papiernictvo, je lepšie, aby ste ich neuchovávali po celý čas na stole, a aby ste sa dostali podľa potreby - takže bude viac miesta a menej prachu. Pre malé veci môžete napríklad použiť tácky na vajcia. V samostatnej skrinke alebo kontajneri stojí za to, aby ste často používali to, čo nepoužívate: napríklad, mŕtvicu, kalkulačku alebo lepiacu pásku.

Krabice, priečinky a skladovacie kontajnery sú lacné (možno ich nájsť v rovnakej IKEA), ale pomôžu efektívnejšie využívať pracovný priestor - v kancelárii aj doma. Vyberte si trvanlivé, ktoré vydržia dlho - a nezabudnite premýšľať o systéme etikiet a podstielky, ako je to v prípade papierov.

Udržujte vodiče v poriadku

Aby pracovná plocha vyzerala čistejšie, mali by ste skryť drôty a predlžovacie šnúry: môžete si kúpiť špeciálny kontajner, alebo sa môžete pokúsiť urobiť si to sami - z krabice na topánky. Ak nie je veľa miesta a nie je miesto na ukrytie vodičov, mali by ste ich aspoň jemne uviazať tak, aby nezasahovali a neboli zmätené.

Triediť súbory na počítači

Ďalším dôležitým bodom v organizácii pracovného priestoru je triedenie súborov v počítači. Ak ste to ešte neurobili, vyhradte si hodinu alebo dve, aby ste dokumenty usporiadali novým spôsobom: je to desivé, aby ste to urobili, ale potom sa budete poďakovať. Podobne ako v prípade obyčajných dokumentov, aj pre vás je veľmi užitočná systematizácia a etikety, ktoré sú pre vás vhodné. Ak často pracujete s rôznymi verziami toho istého dokumentu, je užitočné zvážiť systém názvov, ktorý bude zrozumiteľný všetkým zamestnancom pracujúcim na danej úlohe. Okrem toho, názov každej novej verzie, môžete pridať dátum av prípade potreby čas - to bude tak ľahké pochopiť, kedy boli vykonané posledné zmeny, a porovnať verzie.

Priečinky, ktoré práve teraz nepotrebujete, ale budú užitočné v budúcnosti, môžete archivovať - ​​takže bude jednoduchšie navigovať sa. Kópia najcennejších dokumentov by mala byť uložená v cloudovej službe - len v prípade.

Usporiadajte ďalší úložný priestor.

Táto rada je potrebná predovšetkým pre tých, ktorí pracujú z domova, a to nielen s dokumentmi, ale aj s objemnejšími materiálmi: ak necháte papier na stole na víkend v kancelárii, nie je to tak desivé, potom chcete, aby bol priestor čo najčistejší. Nie každý má samostatnú kanceláriu alebo veľkú pracovnú plochu, ale v tomto prípade existuje cesta von. Nad stolom môžete pridávať závesné police alebo pod nimi umiestniť ďalšie úložné priestory.

Pracovisko rozdeľte na zóny

Toto je užitočná technika, ktorá vám pomôže účinnejšie sa vyrovnať s rôznymi úlohami: vyberte si miesto pre prácu v počítači a samostatnú oblasť pre úlohy, ktoré sa dajú vyriešiť bez nej - s tlačenými dokumentmi alebo napríklad s brainstormingom s notebookom v ruke. Dokonca aj keď máte malý stôl, môžete stále zónu priestor: stačí, napríklad, prejsť na druhý koniec alebo sedieť na spoločnej pohovke.

Ak pracujete z domu, je veľmi dôležité prideliť samostatný priestor pre prácu (aj keď je súčasťou kuchynského stola alebo malého skladacieho stola). Toto je primárne nevyhnutné na oddelenie pracovného a osobného života (práca z domu môže byť ťažké prejsť z jedného režimu do druhého), ale môže byť užitočná z praktickejšieho hľadiska. Je napríklad užitočné mať samostatný pracovný počítač, ku ktorému sa deti nebudú približovať a ktoré sa v najnepriaznivejšom momente nerozbijú.

Udržujte veci po ruke

Myslíme si, že túto zásadu rovnako uplatňujete, ale bude užitočné ju znova povedať. Pri zriaďovaní domácej kancelárie, organizovaní priestoru a určovaní, kde bude táto alebo tá vec ležať, začnite predovšetkým z toho, ako je štruktúrovaný pracovný tok. Najdôležitejšie veci by mali byť vždy po ruke, inak by sa mali riadiť tým, ako používate predmety - napríklad, držať papier v blízkosti tlačiarne a nálepky - v blízkosti oblasti, kde zvyčajne pracujete s dokumentmi alebo si prečítajte potrebné knihy pre prácu.

Postarajte sa o veci, vďaka ktorým sa budete cítiť lepšie.

Keď premýšľate nad pracovným priestorom, nezabudnite na pohodlie - aj v malých veciach. Je veľmi dôležité vybrať si pohodlnú stoličku tak, aby v chrbte a krku nebola žiadna bolesť, aby sa postaralo o dostatočné osvetlenie (ak je v kancelárii tma, kúpte si stolnú lampu) a iné veci, ktoré môžu zlepšiť prácu v kancelárii - napríklad vankúš pod zápästím, ktorý pomáha predchádzať vzniku syndrómu tunela alebo opierky nôh, čo uľahčuje zaťaženie chrbta a krku.

Nejedzte pri stole

Hoci sa táto rada nevzťahuje na organizáciu vesmíru, ale na organizáciu pracovného procesu a zdá sa byť samozrejmé, stále sú často zanedbávané - ale márne. Pri stolovaní pri stole, môžete jesť viac nevedomky (keď sme zaneprázdnení, nevenujeme pozornosť tomu, koľko jeme, aj keď nie sme hladní, a často si vyberáme nie najužitočnejšie občerstvenie). Okrem toho prestávka na obed (aj keď malá) pomôže odvrátiť pozornosť od podnikania a vrátiť sa k nim s novými silami.

Ak sa nemôžete vyhnúť tomu, že budete mať na stole občerstvenie, vyberte si jedlo, ktoré sa nerozpadá, nerozsype alebo neznečistí (potriasanie omrvinky z klávesnice alebo rozliatie polievky na pracovnom notebooku je smutnou vyhliadkou), skúste byť opatrný a nerušiť ostatných (silný zápach potravín môže byť nepríjemný pre kolegov), vyčistiť po sebe a uistite sa, že utrite stôl po večeri.

fotografie: CB2, Blu Dot, IKEA, MoMA Design Store